Сотрудник использует свой личный автомобиль для служебных поездок. Можно ли заключить с ним договор ареды автомобиля? Если выплачивать ему компенсацию за расходы, связанные с использованием автомобиля, как ее расчитывать?
Сотрудник использует свой личный автомобиль для служебных поездок. Можно ли заключить с ним договор ареды автомобиля? Если выплачивать ему компенсацию за расходы, связанные с использованием автомобиля, как ее расчитывать?
На практике много споров с налоговыми органами вызывает выплата компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль в производственных целях.
Статья 188 ТК РФ предусматривает возможность использования работником в производственных целях личного имущества. В этом случае работодатель компенсирует работнику затраты, размер которых должен определяться соответствующим соглашением между работником и работодателем в письменной форме.
Подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает учитывать при налогообложении прибыли суммы компенсаций за использование для служебных поездок личных автомобилей. Такие расходы относятся к расходам на содержание служебного автотранспорта в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. В настоящее время такие нормы утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92).
Согласно п. 1 Постановления N 92 в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:
В Письме Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13 указано на то, что данные суммы отражают расход ГСМ, а также износ автомобиля работника. Следовательно, суммы, выплаченные свыше установленных норм (даже если они будут подтверждены чеками на приобретение ГСМ, расчетами топлива), организация не вправе учесть при налогообложении прибыли.
Также в Письме указано на то, что расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только тогда, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.
Согласно Письму Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля, выплачиваемая работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, т.е. за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.
На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.
В то же время в соответствии с Письмом N 03-03-07/13 с работником может быть заключен договор аренды транспортного средства, расходы по которому могут быть учтены на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы на содержание легкового автомобиля, взятого в аренду (принятого по договору лизинга), также организация вправе учесть на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на ГСМ - в соответствии с путевыми листами.
Договор аренды легкового автомобиля может быть заключен с физическим лицом. Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 20-12/121663 затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе в виде стоимости израсходованных ГСМ, а также затраты на ремонт автомобиля и замену автошин могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что арендованный автомобиль используется организацией-арендатором в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81.
Следовательно, способ учета расходов на обслуживание служебного транспорта, полученного по договору аренды (лизинга), аналогичен тому, как если бы легковой автомобиль принадлежал организации на праве собственности.
Но при этом важно иметь в виду, включена ли сумма ГСМ в плату по договору аренды (лизинга) (например, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем). В таком случае затраты учитываются на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ - расходы на арендные (лизинговые) платежи.
