Использование скан-образов первичных документов в бухгалтерском учете

В письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 Минфин отвечает на вопрос об использовании сканов первичных документов для ведения бухгалтерского учета  в период распространения коронавируса.

Во время пандемии  и действия режима самоизоляции многие компании в соответствии с рекомендациями Минтруда частично или полностью перешли  удаленную работу и дистанционное ведение бухгалтерии,  были введены ограничения на передвижение как для людей, так и для транспорта. В связи с этим, у бухгалтеров возникли проблемы с получением оригиналов первичных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Минфин рассмотрел вопрос о возможности использования скан-образов первичных документов, которые могут быть переданы бухгалтеру по электронной почте.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта должен оформляется соответствующим первичным документом, который может быть составлен на бумажном носители или в виде электронного документа с электронной подписью. Данные из первичных учетных документов должны быть своевременно зарегистрированы в регистрах бухгалтерского учета.

Руководитель экономического субъекта организует ведение бухгалтерского учета в компании и организует хранение первичных документов, а так же самостоятельно формирует свою учетную политику руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», в составе учетной политики утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.

Учитывая упомянутые выше законодательные нормы, специалисты  Министерства финансов пришли  к выводу, что использование скан-образов первичных документов для ведения бухгалтерского учета возможно в исключительных случаях, к которым можно отнести ситуацию с распространением коронавирусной инфекции. При этом скан-образ должен содержать все необходимые реквизиты первичного документа для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Необходимо также учитывать, что должно быть обеспечено соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Источник: https://its.1c.ru/, www.buh.ru, www.buhonline.ru